TÉRMINOS Y CONDICIONES

Para Delegados a la Conferencia

Términos y Condiciones para Delegados de la Conferencia

Pagos

Todas las reservas realizadas antes de la conferencia Adelatam (en adelante, el “Adelatam”) deben ser pagadas en su totalidad para garantizar el registro. Una vez recibido el pago, se enviará una confirmación por correo electrónico junto con una factura con recibo. Si el pago no se realiza en el momento de la reserva, el registro será provisional. Las reservas realizadas con menos de dos semanas de antelación a la fecha del Congreso solo podrán ser pagadas con tarjeta de crédito.

 

Sustituciones y Cancelaciones

Los participantes pueden designar a otra persona de su organización para asistir hasta 24 horas antes del inicio del inicio de Adelatam, sin costo adicional. Si no es posible realizar una sustitución, se aplicarán los siguientes cargos por cancelación:

  • El 50 % de las tarifas se retendrá si la cancelación se realiza por escrito ocho semanas antes del inicio del Congreso.
  • El 100 % de las tarifas se retendrá si la cancelación se realiza con menos de ocho semanas de antelación al inicio del Congreso.
  • Todas las sustituciones y cancelaciones deben ser enviadas por escrito al correo electrónico: americas@gep-events.com
Requisitos de Acceso

Los participantes deben informar sobre cualquier requisito especial de acceso al momento de la inscripción. La información de registro será enviada por correo electrónico a los participantes registrados al menos siete días antes del inicio de Adelatam. Cualquier participante que no reciba dicha información debe contactarnos por correo electrónico a americas@gep-events.com

Modificaciones al Programa – Cancelación o Aplazamiento del Congreso

Adelat y GEP se reserva el derecho a realizar modificaciones al programa de Adelatam, el lugar y los horarios. En el caso poco probable de que haya una cancelación del programa de Adelatam, se realizará un reembolso completo. La responsabilidad estará limitada al monto de la tarifa pagada por el participante. Si, por cualquier motivo, se considera necesario posponer Adelatam o cambiar las fechas, los organizadores no serán responsables de ningún gasto, daño o pérdida incurrida por el participante. Si el evento puede llevarse a cabo mediante una reprogramación o posposición, la reserva entre el participante y los organizadores seguirá vigente y estará sujeta al cronograma de cancelación mencionado.

Ponentes

Las opiniones expresadas por los ponentes durante Aelatam son responsabilidad exclusiva de ellos. Adelat y GEP no asumen responsabilidad por los consejos, opiniones o comentarios emitidos durante la conferencia o en los materiales proporcionados a los asistentes.

Fotografía y Grabación

Con fines promocionales, podría haber un fotógrafo profesional y una producción de video durante la conferencia. Los participantes que no deseen ser filmados o grabados deben informar a los organizadores por correo electrónico a jzuluaga@gep-events.com antes de Adelatam.

Protección de Datos

Al enviar los detalles de registro, los participantes aceptan permitir que Adelat y GEP los contacten con respecto a sus servicios. Los participantes que no deseen recibir dichas comunicaciones deben enviar un correo electrónico a americas@gep-events.com. Los datos de contacto de los participantes registrados se incluirán en la lista de asistentes, que será compartida con las empresas patrocinadoras y con todos los asistentes para facilitar el networking y las reuniones. Los participantes que no deseen ser incluidos en esta lista deben informarlo al momento de la inscripción.

Sitios Web y Enlaces

Adelatam y los sitios web de Adelat y GEP pueden incluir enlaces a otros sitios web (en adelante, los "Otros Sitios Web") y herramientas de networking proporcionados para la conveniencia de los usuarios. El contenido de los Otros Sitios Web es gestionado por sus respectivos propietarios, por lo que Adelat y GEP no asumen ninguna responsabilidad al respecto. Asimismo, no se asume responsabilidad alguna por el contenido de cualquier sitio web que enlace a los Otros Sitios Web.

Seguro

Es responsabilidad del participante organizar un seguro adecuado en relación con su asistencia a Adelatam.  Adelat y GEP no se hace responsable de ninguna pérdida, responsabilidad o daño a la propiedad personal.

Términos & Condiciones para Ponentes

Adelat y GEP puede utilizar el nombre del ponente y los materiales de su presentación para promocionar la asistencia de participantes a la conferencia. Las empresas referenciadas pueden grabar en audio y/o video la sesión del ponente, y la grabación podrá reproducirse y venderse como parte del material general de Adelatam u otros eventos relacionados. Esto permite a los participantes adquirir copias de audio/video de las presentaciones a las que no pudieron asistir. Adelat y GEP puede reproducir copias de la presentación del ponente (por ejemplo, diapositivas de PowerPoint o materiales de apoyo) en formato impreso y/o electrónico, y estos podrán ser vendidos como parte del material de distribución general durante y después de Adelatam. Los ponentes que no deseen dar permiso para los términos y condiciones mencionados deben enviar un correo electrónico a mperez@gep-events.com.

Si tiene alguna pregunta sobre estos Términos y Condiciones, por favor contáctenos a americas@gep-events.com

Para Patrocinadores

Terminos y Condiciones para Patrocinadores

 

Los Expositores/Patrocinadores (término que incluirá al Solicitante y a cualquier compartidor de stand) estarán sujetos a las condiciones, reglas y regulaciones establecidas en este acuerdo y cualquier cambio debe realizarse por escrito y estar firmado por un funcionario autorizado de Global Event partners Limited (GEP) y Adelat tendrá pleno poder para interpretar y hacer o enmendar estas reglas, siempre que dichas modificaciones y adiciones no operen para disminuir los derechos reservados para el Expositor/Patrocinador bajo este contrato, y no operen para aumentar las responsabilidades de sus Patrocinadores, Agentes o Empleados.

El pago deberá realizarse al recibir la factura. Si un expositor o patrocinador desea cancelar su participación, deberá notificarlo por escrito a GEP. Se confirmará la recepción de la notificación en un plazo máximo de 7 días. En caso de cancelación, se aplicarán las siguientes penalidades:

  • Si la cancelación se realiza con al menos 3 meses de anticipación al Congreso, deberá abonarse el 50 % del valor total.
  • Si la cancelación se realiza con menos de 3 meses de anticipación al Congreso, deberá abonarse el 100 % del valor total.

Ningún Expositor/Patrocinador podrá exponer, a menos que haya pagado antes de la exposición todos los honorarios acordados en el reverso.

Se espera que los expositores/patrocinadores cumplan con todas las regulaciones de construcción y demás reglas y regulaciones.

Los derechos de un Expositor/Patrocinador no serán transferibles a ninguna otra firma o persona y ningún Expositor/Patrocinador podrá ceder su espacio o subarrendar la totalidad o parte del espacio contratado. Un Expositor/Patrocinador no tiene derecho a ocupar ningún espacio en particular, aunque sus necesidades se tendrán en cuenta a la hora de asignar el espacio.

Los organizadores se reservan el derecho, a su discreción, de ajustar el tamaño o la ubicación de cualquier stand de exposición para el beneficio de todo el evento.

El expositor o patrocinador no debe obstruir la vista de la exhibición adyacente ni debe operarse de ninguna manera que sea inaceptable para otros expositores o patrocinadores. Toda la iluminación dentro de la exhibición debe estar dispuesta y operada de manera que no distraiga a las exhibiciones adyacentes. Se prohíbe el uso de fonógrafos, radios u otros dispositivos de sonido que sean inaceptables para el comité de exhibición.

El expositor/patrocinador no permitirá rifas, donaciones u otras medidas promocionales que requieran que los miembros o invitados estén presentes en un lugar y horario específicos; GEP y Adelat debe aprobar todos los planes promocionales inusuales.

El horario de asistencia será controlado únicamente por GEP y Adelat, quienes especificará los horarios, etc., y la entrada será con boleto o credencial, y las credenciales de identificación no serán transferibles.

Ningún Expositor/Patrocinador podrá retirar su exhibición del piso de la Exposición antes de la finalización oficial de la Exposición, y el Expositor/Patrocinador deberá tener un representante autorizado presente en la Exposición durante todos los períodos de exhibición y durante la instalación y desmontaje de su exhibición.

GEP y Adelat, sus empleados o agentes no son responsables de ninguna pérdida, robo o daño por incendio o lesión de cualquier naturaleza a cualquier persona o artículo. Habrá vigilantes de confianza de guardia día y noche, si bien se toman precauciones contra pérdidas, no se garantiza y por la presente, la entidades enunciadas queda expresamente liberadas de cualquier responsabilidad por lesiones o daños que se deriven de ello. Se insta al Expositor/Patrocinador a asegurar adecuadamente sus exhibiciones, otros equipos de los que sea responsable y sus efectos personales.

GEP y Adelat, sus Agentes o Empleados no serán responsables de ningún error u omisión en la copia preparada y enviada por el Anunciante o Expositor/Patrocinador. La firma de la Solicitud y su recepción por parte de GEP se considerará evidencia concluyente del acuerdo del Solicitante de pagar la totalidad de las tarifas adeudadas a partir de ese momento. El Solicitante no podrá cancelar la solicitud. El Solicitante reconoce además que GEP y Adelat, habiendo incurrido en gastos como resultado de la solicitud, no están obligados a reembolsar ninguna de las tarifas acordadas en el reverso y que GEP y Adelat también tienen derecho a cualquier monto impago que el Solicitante pueda adeudarle.

El Solicitante deberá notificar a GEP el nombre de cada uno de los participantes del stand. El Solicitante se considerará que actúa como agente respecto de cada participante del stand, que estará sujeto a las Normas y Reglamentos correspondientes. En caso de que un participante del stand no cumpla con estas Normas y Reglamentos o incumpla de otro modo sus obligaciones con GEP y Adelat, el Solicitante, en su calidad de principal, será responsable de todas las pérdidas, obligaciones y costos en los que incurra GEP y Adelat como consecuencia de dicho incumplimiento o incumplimiento.

GEP y Adelat no serán responsables por pérdidas, daños o demoras resultantes de actos de guerra, conmoción civil, huelgas o cierres patronales, intervención o regulación, actividad militar o cualquier otra circunstancia que haga imposible o desaconsejable que el Comité de Exhibición lleve a cabo la Exhibición/Conferencia en el momento y lugar previstos. GEP y Adelat se reserva el derecho de reprogramar la exhibición en otra fecha y/o en un sitio alternativo. Además, GEP y Adelat no será responsable y quedarán exentos de responsabilidad si surgiera algún conflicto o mala interpretación con el país anfitrión, sus patrocinadores, agentes u otros organismos con respecto a todos y cada uno de los aspectos de la Exhibición que puedan afectar al Expositor/Patrocinador. Dicho Expositor/Patrocinador reconoce que GEP y Adelat también han sufrido daños y pérdidas como resultado de lo anterior, y por la presente renuncia y renuncia a todas las reclamaciones por daños o compensación. Las sumas pagadas en concepto de honorarios o de otro modo en relación con la Exhibición seguirán siendo propiedad de GEP y Adelat.

GEP y Adelat no es responsable de ayudar al Expositor/Patrocinador a obtener el pasaporte y la visa para ingresar al país donde se realizará la exposición. El hecho de que el Expositor/Patrocinador no logre obtener estos documentos de las autoridades necesarias no constituirá una base para la cancelación de este contrato/solicitud y se entiende claramente que no se realizarán reembolsos de ningún tipo. El Expositor/Patrocinador, sin embargo, podrá sustituir a otra parte o empresa que cumpla con los requisitos y formalidades necesarias para ingresar al país donde se realizará la exposición. Dicha sustitución será responsabilidad exclusiva del Expositor/Patrocinador contratante.

Si tiene alguna pregunta sobre estos Términos y Condiciones, por favor contáctenos a americas@gep-events.com